Adatmentés – Létfontosságú is lehet.

Az adatmentés a kisebb vállalkozás számára is létfontosságú lehet, de pont ők azok, akik nem tudják, hogyan fogjanak hozzá a szükséges rendszer kialakításához. Ehhez adunk néhány tanácsot — nem csak informatikusoknak.

Mindenhol azt hallani, hogy a vállalati adat milyen nagy érték, és mennyire fontos a védelme. Vannak is a piacon szép számmal mentési-archiválási megoldások, de azok jó részét szemmel láthatóan a nagyvállalatoknak készítették: olyan technológiákat alkalmaznak és akkora adatmennyiségeknél gazdaságosak, amelyeket a kisebbek nem tudnak megfizetni.
De mit tegyen egy kis vagy közepes vállalkozás, amelynek igencsak szűkösek az anyagi és emberi erőforrásai, így a nagy és bonyolult rendszereket sem megvásárolni, sem működtetni nem tudja. Pedig egy esetleges rendszerösszeomlás és az abból következő adatvesztés talán még érzékenyebben is érinti, mint a nagyvállalatokat, mert a felmerült veszteségeket nehezebben tudja elviselni.

Acronis ABR11 for SBS
Az Acronis MS SBS szerverhez ajánlott kedvező árú kisvállalati megoldása
Odáig nagyon sok vállalatvezető eljut, hogy igen, fontos lenne menteni és biztonságban tárolni az adatokat, de a cselekvésre már kevesen szánják rá magukat. Nem is csoda, hiszen a vállalkozás irányítása amúgy is minden energiájukat leköti, egy ilyen, technikainak tűnő részletkérdéssel nem tudnak foglalkozni. Pedig a mentés nem is részletkérdés: jóval több annál, mint hogy egyetlen gombnyomással helyreállítjuk a véletlenül elszállt adatokat. Feladata az, hogy a lehető leggyorsabban újra működőképes állapotba hozzuk informatikai rendszereinket, ha azok bármilyen okból — vírustámadás, szoftverhiba, hardverösszeomlás — leállnának.
Az alábbi kis írás arra tesz kísérletet, hogy számukra foglalja össze — nem műszaki szemszögből –, hogy milyen lépésekből áll egy olcsó, mégis hatékony, az üzletmenetet támogató adatmentési és -helyreállítási megoldás kiépítése, milyen kérdésekre kell választ találni menet közben és milyen hatással lehet mindez a vállalkozásra.

Mit mentsünk?

Legelőször is azt kell eldönteni, hogy az üzlet mely területei — a hozzájuk kapcsolódó adatokkal — igénylik leginkább a védelmet, és ami talán ennél is fontosabb, milyen gyorsan kell újra működőképes állapotba hozni a rendszereket, ha mégis beüt a mennykő. Az első kérdésre túl könnyen rá lehet vágni, hogy mindegyik — ám minél több az információ, annál gyorsabban kiderül, hogy bizony nem minden adat egyformán fontos, no meg hogy milyen sokba kerül mindent védeni. A bérelszámoló rendszer nélkül el lehet lenni néhány napig (no persze nem a fizetésnap környékén), míg a megrendeléseket feldolgozó és a számlákat kiállító alkalmazások akár csak félnapos leállása is rögtön csúnya mínuszokat jelenhet a forgalomban és a cash-flow-ban.

Máshonnan nézve: ha a felhasználók minden adatot és állományt egy megosztott szerveren vagy tárolón tartanak, akkor aligha lényeges minden egyes PC-ről külön biztonsági mentést készíteni. De mielőtt ezt határozottan kijelentjük, győződjünk meg arról, hogy a felhasználók tényleg a szerverre mentenek-e mindent: meglepően sokan nem bíznak a szerverekben, ezért gyakran tartanak helyi másolatot a gépükön. Értelemszerűen mindig ez lesz a legfrissebb változat, ezért ennek elvesztése okozza a legnagyobb gondot.

Amikor a lementendő adatok köréről döntünk, figyelembe kell venni az esetleges helyreállításhoz szükséges időt is (szaknyelven ezt hívják RTO-nak, az angol Recovery Time Objective-nek). Vannak olyan rendszerek, amelyeknél létfontosságú, hogy minél gyorsabban újra működőképes állapotba kerüljenek (mondjuk az internetes kereskedelmet kiszolgáló webszerver). Ha arról csak az adatokat mentettük le, akkor még az operációs rendszert is újra kell telepíteni, mielőtt egyáltalán hozzáfoghatnánk az adatok helyreállításához — érdemes lehet inkább a teljes szerverről biztonsági mentést készíteni.

De a PC-k biztonsági mentésénél is van az éremnek egy másik oldala. Egyetlen munkaállomás kiesése nem bénítja meg a vállalatot, de meglepően sokáig tarthat, amíg az a számítógép újra működőképes állapotba kerül: visszatelepíteni az operációs rendszert, az alkalmazásokat, elvégezni a szükséges beállításokat, megadni a jelszavakat akár egy-két napos munka is lehet.

Milyen gyakran?

Az erre a kérdésre adandó válasz megint csak az üzleti igényektől függ, de van egy jól kialakult gyakorlat az iparágban. Hosszú időn keresztül a leggyakoribb módszer a napi mentés volt: ezt rendszerint éjszaka végezték, amikor a felhasználók munkáját a legkevésbé zavarta. A napi gyakoriság — bár kiindulópontnak jó lehet — egyre több vállalkozásnál már nem elegendő. Egyrészt számos rendszer éjjel-nappal dolgozik (gondoljunk csak az internetes kereskedelmi alkalmazásokra), másrészt pedig egy este bekövetkező rendszerhiba a teljes napi munka elvesztésével járhat.

Szerencsére a technológia segít. A modern mentőrendszerek már a működés minimális zavarásával képesek elvégezni munkájukat, így gyakrabban és kevesebb tárhely felhasználásával lehet biztonsági mentéseket készíteni. Az egyik “csodaszer” az úgynevezett image backup, amikor is nem egyes állományokat mentünk, hanem a teljes lemezképet, ami sokkal gyorsabb és nem kell figyelni az éppen nyitott állományokra sem. Ennek és más módszereknek a révén akár óránként is lehet mentéseket csinálni.

Hol kezdjük?

Ahogy említettük, nincs két egyforma vállalkozás, így mindenkinek eltérőek az igényei, de azért van néhány általános ökölszabály, amelyekből ki lehet indulni.
Többnyire érdemes a megosztott erőforrásokkal, például a szerverekkel kezdeni. Még ha nem is kritikus fontosságúak az üzletmenet szempontjából, kiesésük mindenképpen sok felhasználót érint, ezért lényeges, hogy bármilyen probléma esetén ők minél hamarabb újra dolgozni tudjanak. Éppen az időmegtakarítás miatt a teljes rendszert mentsük, mert így hamarabb helyre lehet állítani a működést.
A következő körben kerülhetnek sorra a hálózatba kötött személyi számítógépek. Törekedni kell arra, hogy a felhasználók valamilyen központi tárhelyre mentsék az adataikat, de ettől még — a fentebb említett okok miatt — még szükség lehet a PC-k biztonsági mentésére. Lehetőleg olyan eszközt használjunk, amivel központilag, a felhasználó beavatkozása nélkül (akár automatikusan) meg tudjuk oldani a mentést, mert ha a dolgozókra bízzuk a mentést, abból semmi nem lesz. Nem biztos, hogy a PC-k teljes tartalmát menteni szükséges (bár úgy jóval gyorsabb lesz a helyreállítás). Ha viszont szelektálunk, fordítsunk különös gondot az elektronikus levelezés védelmére.
Nem szabad megfeledkezni az egyre inkább terjedőben lévő virtuális erőforrásokról sem. Egyetlen fizikai szerveren több virtuális szerver is működhet: előbbi mentése is hasznos, de igazán hatékony megoldást az jelent, ha a virtuális szervereket külön-külön is képesek vagyunk menteni és helyreállítani, akár csak az adatok, akár a teljes szerverkép mentésével.
Hasonló a helyzet a hosztolt szerverekkel és szolgáltatásokkal. Szép és jó, hogy a szolgáltató elvégzi helyettünk a mentést, de azért nézzük meg az apróbetűs részt is, hogy például mennyi időre vállalják a helyreállítást — nem biztos, hogy az elég nekünk.

Milyen médiára?

Egészen eddig csak üzleti kérdésekkel foglalkoztunk és talán sikerült tisztába jönni az igényeinkkel — most értünk el oda, hogy egy kicsit a technológiába is bele kell szagolnunk, és ki kell választanunk, milyen tárolási média felel meg legjobban ezen igényeknek. Természetesen számtalan megoldás létezik, különféle előnyökkel és hátrányokkal — több, mint valószínű, hogy nem lesz elég egyet kiválasztani, hanem meg kell találni az éppen nekünk való mixet.

A többféle média használatával csökkenthetjük a kockázatokat, és mindegyiknek kihasználhatjuk az előnyeit. Gyakori felállás például, hogy az azonnali mentéseket helyi vagy hálózati merevlemezekre végzik el, majd hosszú távú archiválásra szalagos meghajtót, esetleg optikai lemezeket (CD/DVD) használnak. Plusz biztonságot és rugalmasságot nyújt, ha egyszerre két helyre (például hálózati és online tárolóra) mentünk.
Menteni viszont csak akkor érdemes, ha az adatok tényleg rendelkezésünkre állnak, amikor szükségünk van rájuk. Mit sem ér, ha a szalagokat vagy lemezeket behajítjuk egy fiókba, és akkor kotorászunk utánuk, ha baj van. Precíz folyamatokat kell kidolgozni a pontos felcímkézésükre és tárolásukra, hogy egyből megtaláljuk a szükséges tárolót. Az igazán fontos adatokról készíthetünk még egy másolatot, és azt másik helyszínen őrizhetjük, hogy a katasztrófáktól (például tűz, árvíz) is védjük őket.

Hogyan tovább?

Most érkeztünk el odáig, ahol sokan kezdik: hogy mely gyártónak mely termékét válasszuk ki. Természetesen óriási a választék — a döntést megkönnyíti, ha a szállítót rá tudjuk venni a helyszíni tesztre. Így közvetlenül is kipróbálhatjuk, hogy mennyire könnyen használható a rendszer és alkalmas-e mindarra, amire szükségünk van.
Ha a döntés megvan, már csak (csak?) telepíteni és használni kell a rendszert. De soha ne feledkezzünk meg a tesztelés fontosságáról: a mentésnek nem az adatok lemásolása a célja, hanem a helyreállíthatóság biztosítása. Túl sok olyan cég volt/van, amelyik lelkiismeretesen végrehajtja a mentéseket, de amikor arra kerül a sor, megdöbbenve tapasztalja, hogy képtelen belőlük helyreállítani az eredeti állapotot. Időről-időre ki kell próbálni, hogy a helyreállítás is megy-e úgy, ahogyan azt elterveztük.

Ugyancsak lényeges, hogy írásban is fektessük le a mentési és helyreállítási folyamatokat. Az nem elég, ha a Sanyi tudja, hogy mit kell csinálni — amikor szükség lenne rá, Sanyi biztosan bulizik vagy Horvátországban nyaral. Éppen ezért szépen írjuk le, hogy mit, milyen gyakran és milyen tárolóra kell menteni, hogyan kell elnevezni a mentett állományokat (vagy még jobb, ha ezt egy automatizált rendszer teszi). Ugyanez áll a helyreállítás folyamatára. Gondoskodni kell róla, hogy a dokumentumok tartalmával minden érintett tisztában legyen, de ettől még elérhető helyen kell tartani őket.
És ki is kell nyomtatni őket, nem elég elektronikus formában tárolni a szerveren — hiszen pontosan akkor lenne rájuk szükség, amikor a szerver összeomlik …